Quelle que soit la raison, limiter ou arrêter l’utilisation du support papier permet de réduire les coûts, mais aussi souvent de gagner en productivité. Certains outils peuvent se révéler intéressants dans ce sens.
Passer au zéro papier pour les factures : savoir par où commencer
Que l’on veuille réduire son empreinte professionnelle sur la planète, que l’on constate perdre trop de temps à chercher des informations sur un document papier sur lequel on n’arrive pas à remettre la main (comme c’est le cas, pour 7% d’entre eux, chaque année) ou tout simplement pour répondre à la loi de Finances qui suppose de passer à la digitalisation des factures progressivement, en fonction de la taille de sa structure, il y a toujours une bonne raison de viser le zéro papier.
Concrètement, il faut passer par un portail dédié pour l’envoi de ses futures factures digitales. Encore faut-il pour cela les créer sous format numérique, ce qui n’est pas encore le cas pour bon nombre de structures qui depuis des années sont habituées à le faire sous format papier auprès de leurs clients ou de leurs fournisseurs.
Une habitude qu’il s’agit de perdre en adoptant rapidement un outil qui peut se révéler plus polyvalent que son nom le laisse supposer : le logiciel de facturation.
Pourtant, il en existe beaucoup et il peut sembler difficile de faire le bon choix, quand on n’y connait rien. Voici quelques critères à observer.
Comment choisir le bon logiciel de facturation
Il faut d’abord savoir qu’il n’existe pas un mais bien plusieurs logiciels de facturation. Certains seront adaptés à certaines activités et tailles d’entreprises, ce qui ne sera pas le cas des autres. C’est donc le premier point auquel il faut prêter attention.
Faire des factures sous format électronique, avec toutes les mentions obligatoires, parfait, mais la législation dans ce domaine peut évoluer. Il est important que l’outil puisse bénéficier de mises à jour régulières afin de ne pas devenir obsolète. De même qu’un entrepreneur peut vouloir un logiciel capable de s’adapter à un potentiel développement de son activité, avec des besoins devenus différents.
Si la facturation et la comptabilité sont ainsi facilitées avec ce type d’outil informatique, certains n’oublient pas la relation client, avec la possibilité de créer des fiches personnalisées à compléter au fur et à mesure des rendez-vous, pour toujours se souvenir ce qui a été fait, les attentes ou encore les freins qui peuvent avoir été compris, lors d’échanges. C’est un excellent moyen de pouvoir cibler sa clientèle lors d’une campagne sms par exemple.
Deux autres critères primordiaux sont bien entendu à attendre : la facilité de compréhension du fonctionnement de l’outil de facturation. Le but, ici, est de gagner du temps, pas d’en perdre avec une prise en main difficile.
Il est également impératif d’avoir un interlocuteur en cas de question ; ce qui doit être normalement le cas avec des éditeurs de logiciels sérieux.
Passer à la facturation digitale et arrêter les factures papier s’avère donc relativement aisé quand on arrive à trouver les bons logiciels pour sa structure.
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